ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Prostřednictvím těchto Zásad ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) informujeme subjekty údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme, o veškerých činnostech zpracování a o zásadách ochrany soukromí subjektů údajů.

1. Odpovědné osoby

Správce osobních údajů:  Mateřská škola Na Chodovci, Praha 4, Měchenická 2540

IČO: 61384119, se sídlem Měchenická 5/2540, 141 00

(dále také jen „škola“)

 

Pověřenec pro ochranu osobních údajů:

Jméno: Mgr. Jana Pužmanová

Telefon: 261 192 487

Email: poverenec.GDPR@praha4.cz; jana.puzmanova@praha4.cz

(dále jen „pověřenec“)

 

2. Základní pojmy

GDPR:

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES účinné od 25. 5. 2018.

 

Osobní údaj:

Osobním údajem se ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě.

 

Zvláštní osobní údaj:

Zvláštním osobním údajem se rozumí údaj o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.

 

 

 

 

Subjekt údajů:

Subjektem údajů se myslí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

 

Zpracování osobních údajů:

Zpracováním osobních údajů se ve smyslu čl. 4 odst. 2 GDPR myslí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

 

Správce:

Správcem se ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Ve vztahu k Vašim osobním údajům vystupujeme jako správce.

 

Zpracovatel:

Zpracovatelem se ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

 

Dozorový úřad:

Dozorovým úřadem se v České republice rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“).

 

Rizikové zpracování:

Rizikovým zpracování se rozumí zpracování, které pravděpodobně představuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů, zpracování není příležitostné, nebo zahrnuje zpracování zvláštních osobních údajů nebo osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů uvedených v článku 10 GDPR.

Dítě

Dítětem se rozumí žák MŠ, tedy nezletilá fyzická osoba přihlášená do MŠ a navštěvující MŠ, případně nezletilá osoba, která má o návštěvu MŠ zájem a za tímto účelem se účastní zápisu či jiné formy výběrového řízení.

Zákonný zástupce

Zákonnými zástupci dítěte se rozumí zpravidla rodiče, či soudem určený opatrovník.

Pověřenec

Fyzická nebo právnická osoba (v tom případě však v rámci právnické osoby musí být určena fyzická kontaktní osoba) jmenovaná ředitelem ve smyslu čl. 37 a násl. GDPR k zajištění souladu s GDPR, monitorování legislativy, zprostředkování komunikace mezi správcem a ÚOOÚ, ke spolupráci s ÚOOÚ a dalším povinnostem dle čl. 39 GDPR. Pověřenec může být ve smyslu čl. 37 GDPR zaměstnancem správce či externím spolupracovníkem správce.

 

 

Automatizované individuální rozhodováním vč. profilování:

Automatizovaným individuálním rozhodováním vč. profilování se obecně rozumí jakákoli forma rozhodnutí založená na automatizovaném zpracování osobních údajů, tj. bez lidského zásahu, spočívajícím mimo jiné na hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů, zejména za účelem rozboru nebo odhadu resp. analýzy či předvídání aspektů týkajících se jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.

 

3. Kategorie subjektů, zpracovávané osobní údaje, účel, právní základ a doba zpracování

Osobní údaje zpracováváme za jednoznačně vymezeným účelem:

 

Kategorie subjektů údajů	Účel zpracování osobních údajů	Právní základ a zpracovávané osobní údaje	Doba zpracování
Děti	Pedagogická činnost / výuka	Právním základem je plnění právní povinnosti uložené správci zákonem č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů. Za tímto účelem o dětech zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození), věk, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání dítěte, údaje o zdravotním stavu a výtvarné práce dětí.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu docházky dítěte.
	Vedení evidence dětí a jejich zákonných zástupců (matrika Školy)	Právním základem je plnění právní povinnosti uložené správci zákonem č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 364/2005 Sb., o dokumentaci škol a školských zařízení, ve znění pozdějších předpisů. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo), adresa trvalého bydliště, doručovací adresu, údaje o rodinných příslušnících, údaj o zdravotním stavu.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 20 let od ukončení docházky dítěte.
	Evidence úrazů dětí	Právním základem je plnění právní povinnosti uložené správci vyhláškou č. 64/2005 Sb., o dokumentaci škol a školských zařízení, ve znění pozdějších předpisů. Za tímto účelem zpracováváme jméno, příjmení a datum narození zraněného; popis úrazu; popis události, při které k úrazu došlo, včetně údaje o datu a místě události; zda a kým byl úraz ošetřen ZP.	Za tímto účelem musí být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od okamžiku, kdy došlo k úrazu.
	Zajištění bezpečnosti majetku, dětí a zaměstnanců	Právním základem je oprávněný zájem Školy na zajištění bezpečnosti dětí. Za tímto účelem zpracováváme údaje z kamerových systémů.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 7 dnů.
	Prezentace aktivit dětí v prostorách MŠ, které nejsou přístupné veřejnosti	Právním základem je oprávněný zájem Školy. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení), informaci o třídě, reportážní fotografie a příp. reportážní videozáznamy.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány zejména po dobu školní docházky.
	Propagace MŠ (letáky, plakáty, pozvánky, dárkové předměty, publikace)	Právním základem je souhlas zákonných zástupců dětí, který lze kdykoliv odvolat. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení), údaj o třídě, fotografie, video záznamy a výkresy.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu docházky do MŠ.
	Statistické účely pro MŠMT   Využívání online systému LYFLE (omluvenky dětí, oboustranná výměna informací o dění v MŠ).	Právním základem je právní povinnost vyplývající z vyhlášky č. 364/2005 Sb., o dokumentaci škol a školských zařízení (sdělení počtu dívek navštěvujících MŠ na žádost MŠMT) Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaj o pohlaví dětí. Při využívání online systému zadávají klienti do systému  jméno dítěte a datum narození dítěte a to v souvislosti s uzavřením smlouvy (dohody o docházce dítěte do MŠ) je pro vznik a realizaci právního vztahu nezbytná oboustranná výměna informací.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu docházky Dětí. Za tímto účelem není potřeba souhlasu subjektu údajů a postačuje splnění informační povinnosti o zpracování osobních údajů na webových stránkách). Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu docházky do MŠ.
Zákonní zástupci dětí	Informování o průběhu výuky a nezbytnost komunikace se zákonnými zástupci	Právním základem je výkon veřejné moci podle zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů a oprávněný zájem na možnosti kontaktovat zákonného zástupce dítěte. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště, e-mail, telefon).	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu docházky dítěte.
	Vedení evidence dětí a jejich zákonných zástupců (matrika MŠ)	Právním základem je plnění právní povinnosti uložené správci zákonem č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 364/2005 Sb., o dokumentaci škol a školských zařízení, ve znění pozdějších předpisů. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení), adresu trvalého bydliště, doručovací adresu.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 20 let od ukončení docházky dítěte.
	Zajištění stravování dětí	Právním základem je plnění právní povinnosti zajistit dětem stravování. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození), kontaktní údaje zákonných zástupců, účetní údaje, alergie a výživová omezení dětí.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu docházky dítěte.
	Bezplatné stravování   Využívání online systému LYFLE (omluvenky dětí, oboustranná výměna informací o dění v MŠ).	Právním základem je souhlas zákonného zástupce. Dětem ze sociálně slabých rodin při splnění podmínek poskytujeme stravu bezplatně – za tím účelem zpracováváme informace o čerpání dávek v hmotné nouzi zákonnými zástupci dětí. Při využívání online systému zadávají klienti do systému své jméno, mobilní telefonní číslo a emailovou adresu a to v souvislosti s uzavřením smlouvy (dohody o docházce dítěte do MŠ) je pro vznik a realizaci právního vztahu nezbytná oboustranná výměna informací.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu docházky dítěte. Za tímto účelem není potřeba souhlasu subjektu údajů a postačuje splnění informační povinnosti o zpracování osobních údajů na webových stránkách). Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu docházky do MŠ.
	Vymáhání případných pohledávek	Právním základem je oprávněný zájem Školy na zajištění vymáhání případných pohledek za zákonnými zástupci. Za tímto účelem zpracováváme veškeré údaje obsažené v dokumentech, které mohou soužit jako důkaz v případě sporu. Takto zpracováváme zejména identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození), kontaktní údaje (doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, e-mail, telefon), účetní údaje (číslo účtu) apod.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let po skončení docházky dítěte.
	Vedení správních řízení	Právním základem je plnění úkolu při výkonu veřejné moci podle zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů. Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení), datum narození, veškeré další údaje, které jsou obsahem správního spisu.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 10 let od skončení správního řízení.
Všechny kategorie	Výběr archiválií (Archivace)	Právním základem je právní povinnost dle zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě o výběru archiválií.	Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po doby uvedené v archivačním řádu.

 

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování – viz tabulka výše. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely státní statistické služby, pro účely vědecké a pro účely archivnictví.

 

4. Příjemci osobních údajů a předání osobních údajů mimo Evropskou unii

V odůvodněných případech můžeme předat Vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“).

 

Může dojít k předání osobních údajů těmto příjemcům:

• zpracovatelé, kteří zpracovávají Vaše osobní údaje dle našich pokynů a vztahy s nimiž jsou ošetřeny prostřednictvím zpracovatelských smluv, zejména:
  • externí poskytovatel IT služeb
  • elektronický systém školní matriky
  • elektronický systém školní jídelny
  • společnost provádějící archivaci dokumentů
  • organizace zajišťující financování bezplatného stravování vybraných dětí
• orgány veřejné moci a jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis, zejména:
  • Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy
  • orgány sociálně-právní ochrany dětí
  • zdravotní pojišťovny
  • Policie ČR a další orgány činné v trestním řízení
• jiné subjekty v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.

 

Vaše osobní údaje ani osobní údaje Vašich dětí nepředáváme do třetích zemí, tedy mimo prostor působnosti GDPR.

5. Zásady zpracování osobních údajů

Zákonnost

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy, zejména s GDPR.

 

Souhlas subjektu údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze způsobem a v rozsahu, ke kterému jste nám udělil/a souhlas, je-li souhlas titulem zpracování.

 

Minimalizace a omezení zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, ve kterém je to nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování, a po dobu ne delší než je nezbytné pro dosažení účelu jejich zpracování.

 

Přesnost zpracovávaných osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme s důrazem na jejich přesnost za použití dostupných opatření. A použití přiměřených prostředků zpracováváme osobní údaje aktualizované.

 

Transparentnost

Prostřednictvím těchto Zásad anebo pověřence máte možnost seznámit se se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, jakož i s jejich rozsahem a obsahem.

 

Účelové omezení

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu a v souladu s tímto účelem.

 

Bezpečnost

Osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

 

6. Automatizované individuální rozhodování a profilování

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, a to ani na základě profilování.

 

7. Vaše práva jako subjektu údajů

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům týkajícím se Vaší osoby, případně Vašeho dítěte. Zejména máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás nebo Vašeho dítěte týkají, námi jsou či nejsou zpracovávány, a dále na poskytnutí dalších informací o zpracovávaných údajích a způsobu zpracování ve smyslu příslušných ustanovení GDPR (účel zpracování, kategorie osobních údajů, příjemci, plánovaná doba uložení, existence Vašeho práva požadovat opravu, výmaz, omezení zpracování nebo práva vznést námitku, zdroj osobních údajů a právo podat stížnost). V případě, že o to požádáte, poskytneme Vám kopii osobních údajů, které o Vás zpracováváme, a to bezplatně. V případě opakované žádosti můžeme za poskytnutí kopie účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na zpracování.

Pro získání přístupu k Vašim osobním údajům kontaktujte pověřence.

 

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud ke zpracování dochází na základě souhlasu

Máte právo kdykoliv odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou námi na základě tohoto souhlasu zpracovávány. Nejedná se o osobní údaje, které škola zpracovává ze zákona.

 

Právo na opravu, omezení nebo výmaz

Zjistíte-li, že námi vedené osobní údaje o Vás nebo Vašem dítěti jsou nepřesné, můžete požadovat, abychom tyto údaje bez zbytečného odkladu opravili. Je-li to s ohledem na konkrétní okolnosti případu přiměřené, můžete rovněž žádat i doplnění údajů.

 

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali námi zpracovávané osobní údaje, které se Vás nebo Vašeho dítěte týkají, a to v následujících případech:

• odvoláte-li souhlas se zpracováním osobních údajů a na naší straně není dán žádný jiný oprávněný důvod pro jejich zpracování, který by převažoval nad Vaším právem na výmaz;
• vznesete-li námitku proti zpracování osobních údajů (viz níže);
• Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které jsme je shromáždili nebo jinak zpracovávali;
• osobní údaje byly námi zpracovány protiprávně;
• osobní údaje byly námi shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti osobě mladší 18 let;
• osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo v českém právním řádu, která se na nás vztahuje.

Požadovat výmaz v těchto případech můžete u pověřence.

 

Právo požadovat výmaz osobních údajů není dáno v situaci, kdy je zpracování nezbytné

• pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
• k splnění našich právních povinností;
• z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
• pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by výmaz údajů znemožnil nebo vážně ohrozil splnění cílů uvedeného zpracování;
• pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Zda existují důvody nemožnosti využít právo na výmaz, se můžete dozvědět u pověřence.

 

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašich dětí, a to v případech, kdy:

• popíráte přesnost osobních údajů. V tomto případě omezení platí na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit.
• zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití.
• Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašich dětí již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• vznesete námitku proti zpracování (viz níže). V tomto případě omezení platí na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody na naší straně převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

 

V době omezení zpracování osobních údajů můžeme Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašich dětí zpracovávat (s výjimkou jejich uložení) pouze s Vaším souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby našich právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu. Jak je uvedeno výše, omezení zpracování můžete požadovat u pověřence.

 

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašich dětí, a to v následujících případech:

• V případě, že jsou osobní údaje zpracovávány z důvodu, že je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni, nebo pro účely našich oprávněných zájmů, a Vy vznesete proti zpracování námitku, nemůžeme osobní údaje dále zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
• Pokud jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu a vznesete proti zpracování námitku, nebudeme již osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.
• Jsou-li Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašich dětí zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, nebudeme je dále zpracovávat, ledaže je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu.

Námitku můžete podat u pověřence.

 

Právo na přenositelnost údajů

V případě, že Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašich dětí zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (a eventuálně souhlasu Vašich dětí) či z důvodu, že je to nezbytné k splnění smlouvy uzavřené mezi námi, máte právo od nás získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jste nám poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, jsou-li tak osobní údaje námi zpracovávány. Máte právo předat tyto údaje jinému správci údajů nebo požadovat, abychom tyto údaje poskytli přímo jinému správci údajů, je-li to technicky proveditelné. Vaše osobní údaje nebo osobní údaje Vašich dětí můžete získat u pověřence.

 

Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování

Nepoužíváme osobní údaje k automatizovanému rozhodování.

 

Právo získat informace o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů

Je-li pravděpodobné, že následkem porušení našeho zabezpečení bude vysoké riziko pro Vaše práva a svobody nebo práva a svobody Vašich dětí, oznámíme Vám toto porušení bez zbytečného odkladu. Pokud pro zpracování Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašich dětí byla použita náležitá technická nebo organizační opatření zajišťující například nesrozumitelnost pro neoprávněnou osobu nebo bychom dodatečnými opatřeními zajistili, že se vysoké riziko neprojeví, informace o porušení Vám předávat nemusíme.

 

 

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašich dětí dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. Dozorovým orgánem v ČR je Úřad pro ochranu osobních údajů  se sídlem Praha 7, Pplk. Sochora 27.

 

 

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25.5.2018.